Bagaimana Cara Menulis Surat Pernyataan Dalam Bahasa Inggris?

Sebagai pemilik atau manajer bisnis, anda mungkin sering mendapati diri anda dalam posisi harus membuat “surat pernyataan sederhana” kepada kolega anda. Untuk kepentingan waktu, sering kali lebih bijaksana untuk membuat pernyataan ini dalam surat, yang dapat anda pilih untuk dikirim dalam bentuk cetak atau email. Pernyataan ini disebut sebagai surat informasi atau surat pengiriman. Surat pernyataan sederhana sering menyampaikan informasi tentang perubahan kebijakan atau prosedur. Pernyataan seperti itu cenderung bersifat individu, artinya biasanya tidak pantas berdiskusi atau berdebat. Namun keterlibatan anggota yang lain penting karena mereka membuat rekan kerja anda tetap ada dalam lingkaran dan menunjukkan kemampuan anda untuk menjadi komunikator yang tepat waktu dan efektif. Sehingga lebih baik untuk menggunakan surat. Bagi perusahaan yang sudah bertaraf multinasional hingga internasional, surat penyataan sering dibuat dengan menggunakan bahasa Inggris.

Table of Contents

Fungsi surat pernyataan.

Secara umum surat itu terkadang lebih nyaman untuk digunakan disamping menjadi poin penting ketika berkomunikasi. Surat secara efektif mengekspresikan tujuan anda dengan cara yang lebih formal daripada percakapan tatap muka. Anda mungkin berpikir bahwa tidak ada gunanya menulis surat lagi karena anda hanya dapat menelepon atau mengirim email kepada penerima yang anda maksut, tetapi surat memberikan presentasi yang mudah tentang topik, bahkan yang rumit. Selain itu, mereka lebih mudah untuk direkam dan disimpan tidak seperti panggilan telepon atau percakapan pribadi. Dengan mengingat hal ini, anda sekarang dapat memahami mengapa komunikasi tertulis masih lazim di lingkungan bisnis dan forum formal.

stocksnap.io

Tujuan dari surat pernyataan resmi Ini biasanya didistribusikan di dalam perusahaan dan cabangnya, jika berlaku. Anda mungkin harus mengeluarkan surat ini dalam bentuk bahasa Inggris ketika cakupan perusahaan yang anda naungi luas, sehingga penting bagi anda untuk belajar grammar agar penulisan surat dalam bahasa Inggris anda tepat. Hal tersebut mengingat aturan penulisan bahasa Indonesia jauh berbeda dengan bahasa Inggris. Selain tujuan tersebut, di bawah ini adalah tujuan dari surat pernyataan dibuat:

  1. Memperkenalkan diri anda selaku penulis dan mengarahkan tujuan umum surat itu.
  2. Digunakan untuk mengatasi masalah secara internal atau eksternal, surat ini memungkinkan penjelasan tentang kompleksitas masalah tersebut.
  3. Isi surat itu abstrak, itu adalah fakta dan tidak perlu diperdebatkan. Ini menyampaikan keputusan yang dibuat untuk mempengaruhi beberapa orang.
  4. Pernyataan secara spesifik seperti Jumlah uang, persentase, periode waktu atau durasi, dll.
  5. Menjelaskan dan memperluas subtopik dengan jelas, jika berlaku dan perlu.
  6. Berkomunikasi dengan bawahan segera. Ini juga menunjukkan kemampuan menulis penulis. Seperti disebutkan sebelumnya, surat pernyataan sering digunakan untuk menyampaikan pesan resmi, yang berarti menyampaikan keputusan atau mengambil masalah eksekutif.
stocksnap.io

Cara penulisan surat pernyataan menggunakan bahasa Inggris

Untuk menulis surat peryataan dalam bahasa Inggris pada dasarnya memiliki cakupan yang sama dengan bahasa Indonesia. Hanya saja, pada bahasa Inggris kita mengikuti aturan international yang lebih rinci dan memperhatikan setiap detil kata hingga kalimat. Pilihan kata bahasa Inggris untuk menunjukkan kesan formal dalam surat ini juga harus dipilih secara hati-hati sehingga tidak memunculkan prasangka negatif bagi pembaca. Sangat disarankan untuk menulis surat pernyataan seformal mungkin. Berikut merupakan detil dari isi surat pernyataan formal.

  1. Tulis alamat surat anda secara profesional tetapi tetap menarik. Ada perbedaan antara mengatakan “Staf Yang Terhormat,” “Kolega yang Terhormat” dan “Tim Yang Terhormat.” Pilih salam yang mencerminkan kepribadian dan gaya manajemen anda. Pilih juga salam yang sesuai dengan individu yang anda tuju, “apakah ia kolega?”, “apakah ia bawahan anda?”.
  2. Mulailah menulis surat anda dengan pernyataan langsung dan tidak terlalu bertele-tele. Surat harus langsung pada intinya tetapi bertujuan untuk diplomasi. Seperti sebuah pernyataan sederhana tentang perubahan akomodasi parkir mungkin mengatakan, “Efektif segera, karyawan diminta untuk mengorbankan delapan ruang parkir di pintu masuk barat laut ke gedung sehingga kami dapat lebih mengakomodasi kebutuhan pelanggan kami yang sibuk.” Pendekatan yang kurang diplomatis mungkin mengatakan bahwa karyawan “dilarang” parkir di tempat-tempat itu. Pilih kata-kata anda dengan hati-hati. Ingatlah pengetahuan anda tentang kolega anda dan bagaimana mereka cenderung merespons pernyataan sederhana anda.
  3. Rumuskan, meskipun singkat, tentang mengapa perubahan itu perlu. Dalam contoh ini, anda dapat menarik keinginan kolektif karyawan anda untuk mengurangi keluhan pelanggan dan membuat pengalaman mereka dengan perusahaan anda senyaman mungkin.
  4. Tutup tawaran untuk menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki karyawan. Ambil sikap otoritatif dan singkirkan debat dengan mengatakan bahwa “cegah segala pertanyaan atau poin klarifikasi,” anda mengharapkan kepatuhan penuh. Karena sangat sulit melakukan debat dengan surat.
  5. Terima kasih kepada karyawan “di muka” atas kerja sama mereka dan tekankan “keinginan bersama” anda untuk memberikan layanan pelanggan yang patut dicontoh.
  6. Tutup surat dengan pernyataan sederhana anda secara profesional yang juga menunjukkan keseriusan anda. Dengan kata lain, penandatanganan dengan “hormat” atau “hormat kami” adalah perbedaan yang halus namun penting dari “salam” atau “terbaik” yang lebih informal. Tanda tangani nama anda di atas judul yang anda ketikkan.